5 manieren om te voorkomen dat e-mail uw dag overneemt
Bron: iStock
U kunt uw productiviteit op het werk verhogen door voldoende te slapen en prioriteit te geven aan uw waarden, maar er zijn ook manieren om efficiënter te worden, zelfs als u in de greep bent van een e-mailhell. E-mail is een noodzakelijk kwaad voor het zakendoen, ook al worden andere sociale of taakbeheersites populairder. Er is nog niet echt een vervanging voor e-mail, en dat is waarschijnlijk de reden waarom het McKinsey Global Institute die mensen ontdekte besteed 28% van elke werkweek hun inbox beheren.
Hoe graag we ook de hoeveelheid tijd die we aan e-mail besteden, verminderen, het kan in feite erg moeilijk zijn. Een onderzoek uitgevoerd door De Radicati Group , een technologiemarktonderzoeksbureau gevestigd in Palo Alto, Californië, ontdekte dat in 2014 ongeveer 107,8 miljard e-mails per dag werden verzonden en ontvangen voor zakelijke doeleinden wereldwijd. Dat aantal zal naar verwachting groeien tot 139,4 miljard e-mails per dag in 2018. Voor individuele zakelijke gebruikers, dat oploopt tot ongeveer 121 e-mails per dag in 2014, zal dit aantal naar verwachting stijgen tot 140 e-mails per dag in 2018.
Dus hoe temmen we het beest? Misschien heb je al een e-mailsysteem, of hoop je wanhopig dat je er binnenkort een kunt krijgen. Enkele van de meest effectieve trucs om controle te krijgen over uw inbox, zoals voorgesteld door experts, zijn een beetje onorthodox. Hier zijn vijf tips om productiever te zijn, zowel op het werk als thuis, door uw e-mail een beetje anders te benaderen.
Bron: iStock
1. Combineer e-mail niet met uw ochtendkoffie
Combineer e-mail eigenlijk niet met 'first-thing-in-the-morning'-activiteiten. Voordat u ons van ketterij beschuldigt, moet u naar ons luisteren. Als u 's ochtends meteen uw inbox controleert, vanuit bed of onderweg naar uw werk, bent u automatisch klaar om te reageren op uw dag en kunt u niet duidelijk prioriteiten stellen.
David Finkel, co-auteur van het boek Schaal: zeven bewezen principes om uw bedrijf te laten groeien en uw leven terug te krijgen schreef in een bericht voor Inc. dat het eerste deel van uw dag moet worden gebruikt voor zeer gericht, e-mailvrij werk. 'Als we naar de statistieken van onze zakelijke coachingklanten kijken, is de kans groot dat als je vroegtijdig je e-mail controleert, je een groot deel van je dagen ontspoort door dringende, maar goedkope branden die 1-3 uur hadden kunnen wachten op u te behandelen, ”schreef hij.
Niet reageren op e-mails - hoe urgent ze op dat moment ook lijken - kan je voorbereiden op een rustigere, meer gestroomlijnde dag. Tim Ferriss, auteur van het boek De 4-urige werkweek uitgelegd aan TIME hoe dit voor hem werkt. 'Ik probeer de eerste 80 tot 90 minuten van mijn dag zo min mogelijk te laten variëren', zei Ferriss. “Ik denk dat een routine nodig is om controle te hebben en niet-reactief te zijn, wat de angst vermindert. Het maakt je dus ook productiever. ”
We weten hoe onmogelijk dit kan klinken. Als je je al gespannen voelt omdat we je hebben gezegd de dwang te negeren om je e-mail elke vijf minuten te checken, ben je niet de enige. EEN studie onder 205 volwassenen uitgevoerd in 2012 ontdekten dat werkgerelateerde activiteiten zoals het controleren van e-mail verslavend zijn dan toegeven aan roken of drinken.
We gaan kijken hoe u aan uw e-mailcorrectie voldoet (en de zeer reële vereiste om uw inbox te controleren). Maar als u de neiging weerstaat om met e-mail te beginnen, kunt u in het algemeen een productievere dag tegemoet gaan.
Bron: iStock
2. Zet tijdvakken voor e-mail in uw agenda
U moet uw e-mail af en toe controleren, maar probeer bepaalde tijden van de dag in te stellen waarop u uw inbox controleert, in plaats van een gestage stroom van meldingen te hebben. (Dat is het andere voorbehoud bij deze tip: meldingen zijn een probleem. Weersta de neiging om ze op uw desktop of telefoon in te stellen, want de kans is groot dat u elke keer dat er een e-mailwaarschuwing verschijnt, op een zijspoor wordt gezet.)
De hele dag een routine hebben en je er zoveel mogelijk aan vasthouden, leidt tot meer productiviteit, vertelde Ferriss aan TIME. 'Ik moedig mensen aan om routines te ontwikkelen, zodat hun besluitvorming alleen wordt toegepast op de meest creatieve aspecten van hun werk, of waar hun unieke talent ook maar ligt,' zei hij. Stel een tijdsblok van twee uur in, of kortere stappen en meer frequente punten per dag, wanneer u uw inbox controleert. Forbes-bijdrager Jayson DeMers schrijft dat als u zich nog steeds zorgen maakt over het missen van een kritieke e-mail, u een autoresponder instelt die mensen vertelt wanneer u uw inbox controleert, maar ook hoe u telefonisch contact met u op kunt nemen als de kwestie echt urgent is.
Dit lijkt misschien veel werk om een of twee e-mails te vermijden die de hele dag door een paar minuten nodig hebben om aan te pakken. Hoewel dat misschien het geval is, lopen die minuten sneller op dan u denkt. EEN studie gedetailleerd door Gallup in 2006 is gedateerd maar bevat cruciale informatie die is gevonden door onderzoekers van de University of California, Irvine. Wanneer u tijdens de werkdag wordt gestoord, hetzij door een telefoongesprek, e-mail of ander item, duurt het gemiddeld 23 minuten en 15 seconden om terug te gaan naar de taak die u oorspronkelijk aan het voltooien was. Het lijkt misschien een snel antwoord hier of daar, maar die waardevolle minuten tikken snel weg.
Bron: Thinkstock
3. Besteed het laatste deel van uw e-mails over dagtochten
Als u nog maar een paar minuten over heeft van uw werkdag, besteed dan niet elke minuut aan het beantwoorden van de e-mails die kunnen wachten tot morgen. In een artikel over wat succesvolle mensen doen met de laatste 10 minuten van hun dag, Business Insider gevonden dat ze alleen de e-mails beantwoorden die echt kritiek zijn. 'Dit is het moment waarop je tijdmanagementvaardigheden op de proef worden gesteld', vertelde Lynn Taylor, een nationale werkplekdeskundige, aan de website. 'Succesvolle mensen kunnen beslissen wat een reactie vereist en wat kan wachten.'
De laatste momenten van je dienst zijn niet het moment om heen en weer te gaan in een e-mailuitwisseling met collega's over gevoelige onderwerpen of problemen die even kunnen duren om op te lossen. Taylor stelt voor om de volgende dag een specifiek tijdstip af te spreken om het probleem aan te pakken, wanneer jullie geen van beiden zich gehaast voelen en je tijd hebt gehad om over oplossingen na te denken. Hoewel het einde van een lange dag misschien nooit het moment is om aan een groot probleem te werken, is dit zeker niet het moment om het via e-mail aan te pakken.
Dat gezegd hebbende, er zijn waarschijnlijk enkele losse eindjes aan het einde van elke dag die snel kunnen worden aangepakt, of dringende zaken die direct naar voren moeten worden gebracht. Bespaar daar je energie voor, en besluit om de resterende e-mails op je do-list voor de volgende dag te zetten. Als u echter merkt dat u voortdurend e-mails voor morgen moet uitzetten, is het misschien een goed idee om de vaste tijden waarop u e-mail adresseert gedurende de dag uit te breiden. Op die manier is het al in uw schema ingebouwd.
Bron: iStock
4. Wees niet bang om de telefoon op te nemen
E-mail verving veel van de dagelijkse telefoontjes voor de bedrijfsvoering, maar dat betekent niet dat een telefoontje helemaal uitgesloten is. In feite zal het meestal nog steeds een lange e-mailketen overtroeven en de helft van de tijd kosten.
'Als je een frustrerend heen-en-weergesprek per e-mail hebt omdat je het aan beide kanten niet goed begrijpt, neem dan gewoon de telefoon op of spreek persoonlijk,' Finkel adviseert in de kolom Inc. De sleutel is om angst, onzekerheid of twijfel weg te nemen. Als je dat niet in een paar simpele e-mails kunt doen, schrijft Finkel, is het beter om de telefoon op te nemen en zo nodig een e-mail te sturen. Dit is vooral belangrijk als u als manager of teamleider fungeert, wanneer uw standpunt glashelder moet worden gemaakt.
Voorkom de kans op misverstanden, vooral over gevoelige onderwerpen of zakelijke beslissingen, door proactief te zijn en in plaats daarvan te bellen. Het zal op dit moment waarschijnlijk wat tijdrovender lijken, maar op de lange termijn zul je efficiënter worden. Je toon zal duidelijk zijn, net als je intentie. U krijgt ook de kans om vragen of opmerkingen te beantwoorden waarvoor u anders nog eens 10 e-mails of zo nodig zou kunnen hebben.
hoe oud is de vrouw van tony romo?
Bron: iStock
5. Gebruik e-mailfilters effectief
Als u een e-mailplatform zoals Gmail of Thunderbird gebruikt, bevat uw inbox al ingebouwde filters die u kunt aanpassen om uw e-mail vooraf te sorteren. In andere gevallen kunt u opdrachten instellen om naar bepaalde inbox-mappen te gaan. Gebruik deze tools in uw voordeel, adviseert DeMers in de Forbes-post.
Filter bijvoorbeeld kritieke e-mails in mappen als ‘Reactie vereist’ en ‘Actie vereist’. Dit is waarschijnlijk iets dat u zelf sorteert, tenzij er trefwoorden in de kopteksten van het onderwerp staan die dit automatisch aangeven. Op deze manier hoeft u alleen op een bepaald moment van de dag naar die mappen te gaan om precies te weten welke e-mails actie nodig hebben.
Daarnaast zijn er e-mailregels die u kunt instellen om de inhoud te stroomlijnen. DeMers stelt voor om alle nieuwsbrieven of e-mailabonnementen automatisch in een map 'Te lezen' te plaatsen, zodat u ze naar believen kunt doorzoeken. E-mails waarvan u alleen in de cc-modus bent, gaan mogelijk naar een andere map, omdat u hier waarschijnlijk geen specifieke actie voor hoeft te ondernemen. En tot slot stelt DeMers voor om alle persoonlijke e-mails die naar uw zakelijke account komen, in een ander bestand te bewaren om later ook te lezen.
Als uw bedrijf het Gmail-platform gebruikt, kunnen blogposts zoals de een van Real Business geef tips over hoe u filters effectief kunt instellen, op elke gewenste manier.
Meer van Personal Finance Cheat Sheet:
- 5 sollicitatiegesprekvragen die mensen niet willen beantwoorden
- 5 fouten in uw carrière waarvan u kunt herstellen
- 9 nieuwe feiten over hoe tieners de beste sociale netwerken gebruiken
Volg Nikelle op Twitter @Nikelle_CS
